退職の意思をメールで伝えるのは問題ない？メールで伝える際の注意点やよくある質問をご紹介！

近年、ビジネスコミュニケーションのデジタル化が進み、退職の意思をメールで伝えることへの関心が高まっています。直接会って伝えるのが原則ではありますが、状況によってはメールでの連絡も選択肢の1つです。

この記事では、メールで退職の意思を伝える場合のマナーや注意点、そしてよくある疑問について詳しく解説します。

 

 

退職の意思をメールで伝えるのは問題ない？

退職願や退職届は、法律上メールでも書面と同じ効力を持ちますが、職場の慣例を考えると、原則として対面で伝えることが理想的です。直接話すことで、自分の気持ちや理由を誤解なく伝えられ、円満に退職手続きを進める助けになります。

ただし、病気や怪我、精神的な問題など、直接伝えることが困難な場合は、メールで退職の意思を伝えても特に問題はありません。重要なのは適切な事前相談と相手への配慮です。

 

退職の意思を伝えるためのメール内容と例文

メールで退職の意思を伝える場合、直接伝える場合に比べ、より慎重な表現を用いる必要があります。

円満な退職のためにも、失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。具体的な例文を通して、効果的なメール作成のポイントを掴んでください。

退職相談の面談を依頼する場合

退職の意向を伝える前に、まずは上司に相談の時間を設けてもらう必要があります。その際、メールでアポイントを取ることは問題ありません。

むしろ、口頭でいきなり退職の話を切り出すよりも、上司の都合の良い時間を選んでもらえるので、円滑なコミュニケーションにつながります。

 

 

メールを送る際のポイントは以下の通りです。

 

• 件名で「面談のお願い」と明確に伝える

• 宛名は役職ではなく、上司の名前で書く

• 相談内容については、面談で話すため、メールでは具体的に書かない

• 丁寧な言葉遣いを心がける

 

これらの点に注意して、上司との良好な関係を維持しながら、退職に向けた準備を進めましょう。

 

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退職の意思を伝える場合

退職の意思をメールで伝える場合は、いくつかの注意点に気を配り、失礼のないように配慮する必要があります。

特に、直接伝えられない理由を明確にすること、一方的な宣言ではなく相談という形で伝えること、そして相手への感謝の気持ちを表すことが重要です。例として、以下のようなメール本文が考えられます。

件名：退職のご相談

〇〇様

お疲れ様です。〇〇です。

突然のご連絡で大変恐縮ですが、一身上の都合により、〇月〇日付けで退職させていただきたいと考えております。

現在、療養中で出社することが難しく、メールでのご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

つきましては、ご都合の良いお日にちに、電話もしくはオンラインにてご相談させていただけませんでしょうか。

業務の引き継ぎに関しましても、できる限りスムーズに進められるよう協力させていただきます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

退職の意思をメールで伝える際の注意点は5つ

退職の意思をメールで伝える場合、スムーズな退職のためにいくつかの注意点があります。ポイントを整理して、失礼のないように手続きを進めましょう。

1.会社のフォーマットを確認する

退職届や退職願を作成する際には、会社が独自の書式を定めているケースがあります。そのため、あらかじめ人事担当者に指定書式があるかどうか確認しておくとスムーズです。

会社が定めた書式が存在しない場合は、提供されているWord形式の書式をダウンロードし、内容を記入した後にPDFへ変換するなどして対応するのが望ましいです。事前確認を行うことで、余計なトラブルを避けることができます。

2.退職予定日ギリギリに送らない

退職の意思は、可能な限り早めに会社側へ伝えるようにしましょう。法律的には退職希望日の2週間前までに連絡すれば問題ありませんが、実務的には1ヶ月以上前に伝えるのが望ましいです。

特に引き継ぎや人員調整が必要な場合、就業規則に従って1〜2ヶ月程度前に相談することで、会社も余裕を持って対応できます。早めの連絡は円満退職につながるため、期限を待たずに上司に伝えることが推奨されます。

3.丁寧な文章を意識する

退職についてメールで相談する際は、相手が親しい間柄であっても、あくまで仕事上の連絡だと考え、文面は丁寧に作成しましょう。感情的な表現や個人的な話題は避け、敬意や感謝の気持ちを適切な敬語で伝えることが大切です。

また、相手に配慮した簡潔かつ明確な内容を心がけることで、誤解や不要なトラブルを防ぐことができます。送信前には必ず文面を見直し、マナー違反になっていないか確認しましょう。

4.メールでしか連絡できない理由を記載する

退職の相談は、本来対面で行うことが望ましいですが、やむを得ずメールを使うことになった場合は、相手が納得できる理由を記載しましょう。特に、病気や怪我、遠方勤務など、物理的に会うのが難しい理由を明確に伝えることが大切です。

また、メールでの相談になったことへの謝罪や配慮の言葉を添えることで、相手に失礼な印象を与えることなく、理解を得られる可能性が高まります。

5.人事担当者にもメールを送る

退職届をメールで提出するときは、上司だけでなく人事担当者をCCに加えることで、届出が確実に受理されやすくなります。退職の意思が明確であれば、早めに人事担当者にも伝える方がよいですが、まだ退職願や相談の段階ならば、最初は必ず上司のみに連絡しましょう。

初期段階で人事部門に同時連絡すると、上司が軽視されたと感じ、信頼関係に影響を与える恐れがあるため、注意が必要です。

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退職が決定した後のあいさつメールの書き方

退職が決まれば、お世話になった方々への感謝の気持ちを伝えるあいさつメールを送ることになります。

ここでは、円滑な退職のため、誰にどのようなメールを送るべきか、その具体的な書き方やポイントを解説します。

上司に向けたメール

退職の連絡を上司へメールで伝える際は、退職する日程を明記し、在職期間中に受けたサポートへの感謝を丁寧に伝えるようにしましょう。また、特にお世話になったことを具体的に挙げると、より丁寧な印象になります。

直接お会いできずにメールでの挨拶となる場合には、謝罪の言葉も添えることが必要です。さらに、退職後に連絡を取れるよう連絡先も併せて伝えておくと親切であり、円満な関係が続きます。

社内への一斉送信メール

社内の複数の方へ退職の挨拶を一斉送信する際には、宛先欄に「BCC」を利用することが重要です。「BCC」を使用すると各受信者に他者のメールアドレスが表示されないため、個人情報への配慮が可能になります。

また、メール本文には個別の事情や具体的な理由を書くのではなく、差し障りのない簡潔な内容に留め、お世話になった感謝の気持ちを中心にまとめるとよいでしょう。

社外へのメール

社外取引先に退職を伝えるメールは、社内で引き継ぎ手続きを終えてから送信するのが望ましいです。メールでは、自身が退職する旨を明確にし、後任者が決定している場合にはその担当者の名前を記載して、引き継ぎ状況を簡潔に伝えましょう。

また、挨拶訪問を予定している場合は、後日改めて訪問することを伝え、改めて調整の連絡をする旨を記載します。社名、部署、氏名、連絡先も必ず添え、丁寧な挨拶を心掛けましょう。

 

退職する際のお礼の品の必要性

退職する際に、お世話になった方への贈り物は必須ではありませんが、円満に退職したい場合や、感謝を伝えたい相手がいる場合は準備しておくと良いでしょう。ただし、あくまでも個人の判断であり、義務として感じる必要はありません。

また、周囲の方から退職祝いをいただいた場合には、お返しとして何らかのお礼の品を贈るのが望ましいです。形式にこだわらず、自分の気持ちを素直に表現することが大切です。

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退職を伝える メールでよくある3つの質問

退職に関する手続きや書類、メールの注意点などについてよくある質問をまとめました。それぞれの質問に対する回答を確認して、退職時の疑問を解消しましょう。

質問1.退職願と退職届の違いとは？

退職願は、社員が会社に対して退職したい意思を申し出るための書類で、会社が了承すれば退職が成立します。退職届は退職の意思を確定的に伝える書類であり、提出後に原則撤回することはできません。

そのため、退職願は意思が固まりきっていない場合や会社と退職時期を相談したい時に使われる一方、退職届は退職日を自分で明確に決定した上で提出する文書です。提出前には、それぞれの性質を理解することが重要です。

質問2.退職理由はどのように記載するべき？

退職届や退職願に書く退職理由としては、一般的に「一身上の都合」と記載すれば十分であり、細かな事情まで伝える必要はありません。ただ、退職を相談する段階で理由に触れる場合には、相手が前向きに受け止めやすい内容を意識しましょう。

会社への不満など否定的な表現を避け、「キャリアアップを目指したい」など前向きな表現で伝えると、円満な退職につながりやすく、スムーズなコミュニケーションが図れます。

質問3.退職の申し出をメールで済ませるリスクはある？

メールで退職の意思を伝える場合、法律上はメールによる申し出だけで損害賠償を請求されることはほぼありませんが、引き継ぎを全く行わなかったり、突然退職を申し出て職場に混乱を招いた場合には、トラブルとなる可能性があります。

また、メールによる退職は会社が正式に受理するまでに時間がかかるケースも多く、短期間で退職を希望していても、希望通りの日程での退職が認められないこともあります。

 

まとめ

退職をメールで伝える際の疑問を解消！退職相談の面談依頼メールから、正式な退職意思を伝えるメールまで、具体的な例文と注意点を解説しました。

メールで退職を伝える際の注意点として、丁寧な言葉遣い、退職理由の説明、引き継ぎへの協力姿勢などが重要です。

なお、こだわりギフト専門店「晴日和松吉商店（はれきち）」では、瀬戸内地方（主に岡山県、香川県、愛媛県）の厳選した安心・安全なオーガニック商品をオリジナルのギフトパッケージにて販売しております。名入れのオプションサービスも提供していますので、ぜひご利用ください。⇒こだわりギフト専門店「晴日和松吉商店（はれきち）」